أنواع التقارير ،
أنواع التقارير؟
والجواب الصحيح
- تعدد أنواع التقارير حسب الغرض وطبيعة التحضير نقلوالبيانات التي يحتوي عليها نقل. …
-
أولاً: التصنيف حسب طبيعة التقرير:
يهدف هذا القسم لـ التمييز بين التقارير بناءً على محتواها أو وظيفتها. في هذا القسم ، يمكننا التمييز بين نوعين من التقارير:
1- تقرير البيانات
مهمة هذه التقارير هي إذاعة أخبار موحدة من شخص لـ انتهاء ، أو من جوار لـ انتهاء ، دون تعليق أو تعليق.
• في هذا النوع ، لا يحتاج كاتب الخبر لـ شرح المعنى الوارد في الخبر الذي يروي أو يقيّم ، وليس عليه التزام بتحديد ما إذا كانت هذه الأخبار مفيدة في حل مشكلة أو اقرار قرار.
• لا يعرض مؤلف هذا النوع من التقارير أي تحليل أو اقتراحات أو تنبؤات للمستقبل ومهمته تقتصر على عرض الوقائع كما هي.
2- تقرير تحليلي
في هذا النوع من التقارير ، يتم إذاعة معلومات محددة وتحليلها من أجل الوصول لـ نتائج محددة أو إذاعة توصيات بشأن هذه البيانات.
• في مثل هذا التقرير ، قد يشرح المحلل أو يعرض آراء محددة حول حقائق موحدة حول معنى الوقائع والأحداث الواردة في التقرير.
يمكن لمؤلف التقرير إذاعة اقتراحات تتطلب قرارات أو إجراءات محددة بناءً على النتائج المحققة ، وقد تحوي هذه الاقتراحات بدائل لحلول لمشاكل موحدة ، ويختار قارئ التقرير أيًا منها وينفذها. الحاضر الذي قد ينشأ من اختيار البديل ، لأن ذلك سيجعل صورة صانع القرار واضحة.
عندما يتم تجميع التقارير الإخبارية وتحليلها ، يمكن أن تتحول لـ تقارير تحليلية ، وفي هذه الحالة ، عندما يتم تحليل الأخبار الواردة في الأخبار وتحليلها ، فإنها تتحول لـ تقرير تحليلي ويتم إذاعة اقتراحات بشأنها.
التقارير التحليلية: إذاعة البيانات وتفسيرها وتحليلها وتقديم الاقتراحات بشأنها ، ويمكن للمحلل إبداء رأيه في انعكاسات البيانات وتقديم البدائل والحلول لمشاكل محددة وشرح النتائج المستقبلية لكل بديل.
ثانياً: تقسيم التقارير حسب شكليتها
يمكننا التمييز بين نوعين من التقارير حسب درجة سلطتها على النحو التالي:
1- تقرير رسمي
• التقرير الحقيقي هو تقرير يتخذ شكلاً أو نموذجًا معينًا (تنسيق) عند إعداده.
• يتألف التقرير الحقيقي من أجزاء محددة (مثل المقدمة ، وحجم التقرير ، والمقترحات والمرفقات) وعادة ما يأخذ نماذج ثابتة صيغت مثل هذه التقارير أو النماذج أو النماذج.
• تتميز التقارير الرسمية بحقيقة أن أسلوب التواصل فيها يميل لـ استعمال مصطلحات ومصطلحات رسمية ومشتركة في مجال الدراسة.
• التقارير الرسمية عادة ما تكون طويلة (عشر صفحات أو أكثر).
• التقارير الرسمية عادة ما تكون من القاعدة لـ القمة أو متساوية في التناسب.
2- تقرير غير رسمي
• لا يعتمد التقرير غير الحقيقي على شكل معين ، حيث يمكن أن يكون على شكل خطابات أو ملاحظات داخلية ويكفي للإشارة لـ جانبي التقرير (المرسل والمرسل إليه).
• الطريقة المستخدمة في التقارير غير الرسمية بسيطة ومباشرة وبعيدة عن المصطلحات الرسمية.
• التقارير غير الرسمية تتدفق في كثير من الأحيان على نفس المستوى التنظيمي حيث يمكن ترتيبها صعودًا أو هبوطًا.
التقارير غير الرسمية موجزة.
• يمكن أن تتخذ التقارير غير الرسمية تنسيقات ثابتة ومخصصة ، مثل أنواع موحدة من الرسائل أو الملاحظات الداخلية.
ثالثا: القسم حسب المدة التي يغطيها التقرير:
من الممكن التمييز بين نوعين من التقارير كماًا للنطاق الزمني الذي يشمله التقرير:
1- التقارير الدورية
هي تقارير يتم إعدادها على توقيت منتظمة ، والتي يمكن أن تكون يومية ، أو أسبوعية ، أو شهرية ، أو ربع سنوية ، أو نصف شهرية ، أو سنوية ، والتقارير الدورية عديدة كأمثلة للتقارير الدورية يمكن أن تكون تقارير الإنتاج (يومية / أسبوعية / شهرية) أو تقارير المبيعات أو التقارير المالية ، أو تقارير المخزون.
2- التقارير غير الدورية:
هذه هي التقارير التي لا تعتمد على وقت ثابت للتحضير ويتم إعدادها عند الحاجة. ومن أمثلة هذه التقارير تقارير النجاح التي تقدم شرحًا لما تم إنجازه في مرحلة ما من تنفيذ وظيفة موحدة. ولا يمكن وضح هذه التقارير على أنها تقارير مرحلية. يعرض سجلاً لما تم إنجازه في الماضي وما هو متوقع عمله في الحاضر ، وغالبًا ما تكون هذه التقارير مصحوبة بالخطة العمومية لإنجاز العمل.
رابعاً: تقارير أخرى
هناك الكثير من أنواع التقارير التي يمكن تصنيفها كماًا للغرض الذي تعده:
1- تقارير مراقبة الأداء:
يقيس هذا النوع من التقارير مستوى النجاح المخطط له مقابل المستوى الفعلي للنجاح ، بمعنى انتهاء ، ما تم تنفيذه مقارنة بما تم التخطيط لتنفيذه.
تهدف هذه التقارير لـ:
اكتشاف نقاط الضعف أو القصور في الأداء من أجل تصحيحها.
اكتشاف عيوب الجودة في المنتج وتحديد مسؤولية المسؤولين.
• اكتشاف الانحرافات المالية في النشاط.
2- التقارير المستقبلية ، الخطط
تهدف هذه التقارير لـ تحديث خطط عمل مستقبلية ويمكن أن تحوي وضحًا للمشكلات المتوقعة ، وتحديد البدائل لها ، وقد تشمل تحديث خطط عمل قصيرة الأجل أو طويلة الأجل.
غالبًا ما ينشئ المديرون هذه الخطط لأن لديهم قوة تنبؤية تساعدهم في التخطيط والتنفيذ.
3- التقرير المالي
هناك الكثير من أنواع التقارير المالية لغرض واحد ، حيث يمكن أن تكون ملتصقة بالماضي ، مثل تقارير الحساب الختامي والميزانيات العمومية ، وإلى الحاضر ، مثل التقارير التحليلية أو التقارير المستقبلية مثل تقارير الميزانيات التخطيطية ودراسات الجدوى وغيرها.
تساعد هذه التقارير في إذاعة الوقائع لـ مستويات الإدارة في الشركة لتتبع الانحرافات وتصحيحها ووضع الخطط والسياسات المستقبلية.
تنقسم هذه التقارير لـ نوعين:
1- تقارير الاتجاه:
تُظهر هذه التقارير نتائج الأنشطة المماثلة على مدى فترة زمنية موحدة (قد تكون أشهر) ويمكن تمديدها على مدار السنوات.عبر إذاعة النتائج بأثر رجعي لهذه الأنشطة ، من الممكن التنبؤ باتجاه هذه الأنشطة في الحاضر.
ب- التقارير التحليلية:
تجري هذه التقارير حول إجراء مقارنات بين الأنشطة المختلفة لنفس المادة أو بين الأنشطة المتشابهة في مواقع متعددة.
ج- تقارير الربح والخسارة:
إنها تقارير قصيرة تحمل تحديد الأرباح والخسائر على مدى فترة زمنية.
د- تقارير التكلفة:
يتم إعداد هذه التقارير بغرض إبلاغ الشركة ببيانات تكلفة موحدة يمكن استخدامها من قبل الإدارة عند تنفيذ أو تغيير خطط الإنتاج أو الخطط المالية.
4- تقارير المبيعات:
يمكن أن تكون هناك تقارير دورية أو غير دورية وتتمثل مهمتها في إظهار المبيعات المحققة على شكل كمية أو قيم مالية ، وقد تحوي هذه التقارير مقارنة بين الأداء الفعلي والأداء المخطط.
يتم إعداد هذه التقارير من قبل مندوبي المبيعات أو مديري أقسام المبيعات في الشركات.
5- تقارير القوى العاملة:
في مثل هذه التقارير ، التي عادة ما تكون دورية ، يتم إذاعة توزيع القوى العاملة في الشركة وتوزيعها على وظائف متعددة وتتضمن التقارير معدلات دوران العمالة (أو معدلات الدوران) أو التغيب ، والإصابة ، والإجازة غير مدفوعة الأجر ، إلخ. يمكن أن يمثل عرضًا لمعدلات موحدة ، مثل.
6- التقارير الخاصة:
يتميز بتقارير غير دورية ويتم إعداده لتغطية مجريات موحدة أو لفحص ظاهرة أو مشكلة موحدة ، أو لقياس اتجاهات موحدة. يمكننا معالجة هذه التقارير في أحد المواضيع التالية:
• عرض تقارير عن الموارد والمشتريات.
• عرض تقرير عن التطورات في منطقة موحدة.
لإجراء أبحاث السوق.
• التطورات التكنولوجية.
• تقارير الهيئات الاستشارية.
• تقارير الإنجاز.
