نظرًا لتصميمه لعمليات الفحص ، يبسط VDR عملية الفحص عن طريق أتمتة العديد من المهام. بدلاً من جمع المستندات والمعلومات يدويًا ، يخزن البرنامج كل شيء في مكان آمن وينبه النوادي عند تحميل مستندات جديدة.
تتميز VDRs الحديثة بمسار اختبار شامل يوضح تفاصيل نشاط كل مستخدم في سجل مراجعة ذو طابع زمني. هذا يولد الانفتاح والمسؤولية. كما أنه يجعل من السهل على الشركات تعيين عمليات تسجيل دخول للمستخدمين جراحيًا لضمان عثور الأشخاص المناسبين على الأوراق والبيانات المناسبة. يمكن أن يساعد أيضًا الشركات في مراقبة الأذونات على مستوى الملف ومنع المستخدمين من تنزيل البيانات خارج VDR.
يمكن أن تساعدك مساحة المعلومات الرقمية الموثوقة في إكمال صفقات الاندماج والاستحواذ بشكل أسرع عن طريق التحقق من المستندات التي تثير فضول المستثمرين والمشترين المحتملين. يمكن بعد ذلك استخدام هذه المعلومات لتسليط الضوء على جهودك للمشترين الجادين ، وتوقع الاستفسارات ، وتحديد البيانات الأكثر قيمة للمشترين المحتملين. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن لـ VDR الموثوق به جمع تحليلات موانع الاستعمال الرئيسية حول المستثمرين والمشترين المحتملين ، مثل الوقت الذي يشاهدون فيه قوائم معينة ومدة نظرهم في تلك القوائم. يمكن أن يعمل هذا بشكل كبير نحو حذف عبارة الاستلام / التتبع ، وهي أحد العناصر الأكثر استهلاكا للموارد في عملية المراجعة.
سيكون لدى VDR الموثوق به أيضًا وظيفة الدردشة أو الاتصال داخل الغرفة التي تسمح للفرق بالتحدث عن الملفات والتحدث مع بعضها البعض ، خاصة أثناء المراجعات الكبيرة. يمكن أن يساعد ذلك الفرق على التخلص من المشكلات بسرعة وكفاءة ، مما يساعد في تقليل نفقات المراجعة والوقت. تقدم العديد من VDRs تقارير نشاط متكاملة تصف من قام بالوصول إلى أي المستندات طوال المدة ، بينما يسمح لك العديد منها بفحص عناوين IP الخاصة بالمستخدمين.
