يمكن أن تكون غرفة البيانات الافتراضية قاعدة بيانات رقمية تسمح للمستخدمين بنشر وحفظ وإدارة ملفات متعددة. يمكن أن تتراوح هذه الأنواع من الملفات من المستندات إلى خطابات الأعمال والتخطيطات. ومع ذلك ، فإن الوظيفة الرئيسية لـ VDR هي السماح بنقل الحقائق ومشاركتها. للتأكد من أن هذا سلس ، يجب أن يحتوي البرنامج على عدد كبير من الميزات. الشيء الرئيسي هو الموثوقية. وذلك لأن البيانات المخترقة تقع في أيدي المنافسين ، أو ربما تلحق الضرر بهذه الشركة نفسها. لذلك ، فإن أي نظام لحماية الملفات عبر الإنترنت يحتاج إلى دفاعات قوية في مكانه. يقدم أفضلها تشفير SSL 256 بت ، ومسح الفيروسات ، والمصادقة متعددة العوامل ، واستعادة الأعطال.
ستكون الميزة الرائعة هي القدرة على تخصيص تكوين الغرفة بناءً على احتياجات العمل. هذا مفيد بشكل خاص لخصومات الاندماج والاستحواذ حيث يجب مراجعة كميات كبيرة من المستندات السرية فقط من قبل مقدمي العطاءات. يتيح ذلك للمشترين مراجعة السجلات دون زيارتهم ويوفر الوقت والمال للبائعين والمتخصصين.
يسمح جهاز VDR الممتاز أيضًا بإنشاء تقارير حول نشاط المستخدم في الغرفة. بهذه الطريقة ، يمكن للمالك جدولة عدد الأشخاص الذين يعرضون كل تقرير والأقسام التي يهتمون بها. يمكن أن يكون هذا مفيدًا في اتخاذ القرار والتخلص من النفايات. أخيرًا ، يمكن دمج البرنامج مع أنظمة تكنولوجيا المعلومات الحالية وسير العمل. يسمح Firmex ، على سبيل المثال ، بهذا من خلال واجهات قابلة للتخصيص وخيار وضع علامة تجارية على الموقع لتحسين مظهر الصناعة وإحساسها.
